■スケジュール管理に思うこと

年が経つのは早いもので、11月に入り来年の手帳が送ってくるようになったが、いつもスケジュール管理の重要性を改めて感じる季節でもある。

私の場合は、社会人になって以来、スケジュール管理を行うようになったのだと思う。若い頃は、平サラリーマンだったこともあり、手帳なども、ただ持っているだけに過ぎなかったように記憶している。 役職についてからは、会議や出張スケジュールなどの仕事内容も多岐に渡るようになり、ある程度のスケジュール管理をやるようになったと記憶している。手帳に関しても、銀行から貰った小さな手帳などを使ったり、B5タイプの手帳兼メモ帳を使ったりしていた。しかし、シングルタスクでの思考で済んでいたこともあり、スケジュール管理や手帳の使い勝手など考えずにやれていた。多分、社内会議では、忘れていても、すぐ会議開始の連絡が来て参加するとか、社外出張に関しては、いろんな形での事前確認をしていたのかもしれない。

脱サラをしてからは、状況が大きく変わってきた。 当初は仕事量も少なく、シングルタスクで考えていればよかったので、従来の延長でやっていたが、仕事が忙しくなるに従い、時々、記載ミスやダブルブッキングなど、顧客に迷惑をかけるケースも発生したりした。発生するたびに対策をとるようにしていたが、従来のスケジュール管理ではいけないことを痛感することとなった。 　そのような中で、当初は自分の電子手帳だけでやっていたが、オフィスを持ちスタッフを抱えるようになると、連絡先が分散化して不都合なことが発生し始めたため、オフィス内に大きな白板のスケジュール表を設置し、記載するようにした。 すると今度は、私の手帳のスケジュールと、白板のスケジュールに差異が出始め、時々、問題が発生することも出てきた。煩雑になるに従い、電子手帳の使い勝手の悪さが顕在化し、結果的に普通の紙ベースの手帳への切替えも行った。 スタッフとも話し合った上で、最終的にやるようにしたことが「白板基準のスケジュール管理の徹底」である。 　 　私が出先でスケジュールインする時は、オフィスに必ずメールか電話で連絡を入れて、白板にすぐ記載してもらうようにした。手帳を見ることができない状況の時は、オフィスに連絡を入れ白板のスケジュール状況の確認をした上で、スケジュールを決めるようにした。勿論、手帳への記載に関しては、私自身の自己管理で行うわけである。それ以降は、おかげさまで記載ミスやダブルブッキングは全く発生しないようになった。

スケジュール管理一つをとっても、結構、やっかいなものである。